Designbüros haben besondere Anforderungen an eine ERP-Software. Welche das sind und wie eine branchenspezifische Lösung, diesen Anforderungen begegnet, lesen Sie hier.
Viele Designbüros stehen im Laufe Ihres Daseins einmal vor der Frage, ob ein ganzheitliches ERP-System angeschafft werden soll. Warum die Antwort auf diese Frage so gut wie immer mit ja zu beantworten ist, wollen wir Ihnen im Folgenden zeigen. Designer oder Gestalter haben oftmals ganz spezielle Erwartungen an eine ERP-Software. Am Markt finden sich daher Lösungen, die genau für diese Branchen entwickelt wurden. Wir wollen einen Blick auf diese branchenspezifischen Lösungen werfen und einige Funktionen herausstellen, die in einer solchen ERP-Lösungen unbedingt vorhanden sein sollten.
Zuvor jedoch werfen wir einen Blick auf die allgemeine Funktionsweise einer ERP-Software, um besser verstehen zu können, wie sich durch den Einsatz einer solchen Software, Mehrwerte im gesamten Unternehmen erzielen lassen.
Was ist eine ERP-Software? – Eine Definition
ERP steht für das sogenannte Enterprise-Resource-Planning und beschreibt die Aufgabe eines Unternehmens, alle zur Verfügung stehenden Ressourcen so effizient wie möglich zu nutzen. Dazu bedarf es einer Optimierung aller Geschäftsprozesse. Es muss sichergestellt werden, dass jeder Prozess zu jeder Zeit mit den richtigen Ressourcen versorgt ist, ohne dass es dabei zu Engpässen oder Verschwendungen kommt.
Unter Ressourcen werden in diesem Zusammenhang sämtliche Betriebsmittel verstanden, über die das Unternehmen verfügen kann. Also neben Maschinen, Werkzeugen oder Rohstoffen werden auch das Personal, Immobilen und finanzielle Mittel als Ressource verstanden.
Eine ERP-Software bildet sämtliche Prozesse des Unternehmens digital ab und führt die Daten auf einer zentralen Datenbank zusammen. Auf diese Weise lassen sich diverse Prozesse verkürzen, zusammenführen und teilweise sogar automatisieren. Mit dieser Software werden eine transparente Planung, Steuerung und Überwachung sämtlicher Abläufe im Unternehmen realisierbar.
Alle Mitarbeiter Mitarbeiten mit denselben Daten
Alle Abteilungen arbeiten fortan mit denselben Daten, was zu einem transparenteren und schnelleren Informationsfluss im gesamten Unternehmen führt. Zudem sorgt ein einheitlicher und konsistenter Datenstamm für fehlerfreie Prozesse und den gleichen Kenntnisstand aller Akteure.
Aufgebaut sind ERP-Systeme aus Modulen, die jeweils einen bestimmten Aufgabenbereich im Unternehmen abdecken. So finden sich Module zur Personalverwaltung, zur Produktion, für das Rechnungswesen oder auch die Logistik und die Lagerverwaltung an. Es gibt noch viele weitere Module und Funktionen. Welche ein Unternehmen letztlich benötigt hängt von den individuellen Prozessen ab.
Cloud oder doch lieber lokale Implementierung?
Ebenso muss ein Unternehmen ich entscheiden, ob die ERP-Software auf den hauseigenen Servern implementiert werden soll, oder man auf ein anderes Lizenzmodell zurückgreifen will. Allen voran das Cloud-Computing erfreut sich seit Jahren zunehmender Nutzerzahlen. Hier wird die Software über das Internet zugänglich gemacht.
Man bucht einfach Lizenzen entsprechend seines Bedarfs und legt fest, welche Funktionen genutzt werden sollen. So werfen hohen Anfangsinvestitionen vermieden und es bedarf keiner eigenen Server mehr. Gerade kleinere Unternehmen profitieren von diesem Modell. Nachteil hier ist jedoch, dass die Daten das Unternehmen verlassen und auf fremden Servern verarbeitet und gespeichert werden. Hier werden datenschutzrechtliche Fragen aufgeworfen, die es mit dem Cloud-Betreiber zu klären gilt.
Werfen wir nun also einen Blick auf ein paar elementare Funktionen einer ERP-Software für Designbüros. Zuvor soll jedoch festgehalten werden, dass es sich dabei lediglich um eine kleine Auswahl handelt. Grundsätzlich muss jedes Unternehmen, ganz gleich welcher Branche oder Betriebsgröße, individuell festlegen, welche Module und Funktionen benötigt werden und welche nicht.
Customer-Relationship-Management (CRM)
Mit einem CRM-Modul innerhalb der ERP-Software behalten Unternehmen ihre eigenen Kunden besser im Blick. Für jeden Kunden wird eine Kundenakte angelegt. In dieser werden sämtliche Interaktionen zum Kunden hinterlegt. So hat jeder Akteur im Unternehmen immer genau im Blick, wie es um einen Kunden derzeit steht.
Ob aktuelle Bestellungen, laufende Reklamationen, historische Käufe oder Servicegespräche. Alle Abteilungen laden ihre Daten in die entsprechende Kundenakte. So entsteht ein ganzheitliches Bild zum Kunden, was vor allem dabei hilft, diesen qualitativer und besser betreuen zu können.
Durch die Auswertung aller Kundendaten können zudem Rückschlüsse auf bestimmte Kundengruppen gezogen werden. Das Unternehmen kann so wichtige Erkenntnisse zu den Wünschen und Bedürfnissen der Kunden evaluieren, ohne dabei die Kunden direkt Fragen zu müssen. So entsteht ein 360°-Blick auf die gesamte Kundschaft und ein echter Wettbewerbsvorteil.
CAD-Integration
Das sogenannte CAD (Computer-Aided Design) ist eine Technologie zur Erstellung diverser Entwürfe, Konstruktionen oder auch technischen Zeichnungen etc. Dabei wird das manuelle Entwerfen automatisch durch einen computergestützten Prozess ersetzt. So lassen sich komplexe Produkte designen Simulationen durchführen.
Durch die Verbindung des CAD-Programms mit der ERP-Software kann das CAD auf sämtliche Daten aus dem ERP-System zurückgreifen. Fertigungspläne und Stücklisten können direkt übertragen und mit aktuellen Beständen abgeglichen werden. Ein enormer Vorteil für die Designer, aber auch für die Produktion und die Lagerverwaltung.
Projektmanagement
Viele Designbüros arbeiten projektbasiert. Hier ist es von zentraler Bedeutung, dass ein entsprechendes Budget nicht überschritten wird. Die ERP-Software hilft dabei immer den Überblick über alle Projekte zu behalten. Droht ein Projekt die dafür vorgesehenen Kapazitäten zu überschreiten, warnt die Software rechtzeitig.
Insbesondre was die abrechenbare Arbeitszeit angeht, kann so deutlich besser geplant werden. Auch lässt sich der Projektfortschritt in Echtzeit verfolgen. So kann sichergestellt werden, dass drohende Terminbrüche rechtzeitig erkannt werden können.
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