Kundenbriefing

Um ein Angebot abgeben zu können, bedarf es der genauen Abstimmung mit den Kunden. Es gilt zu klären, was der Kunde erwartet, welche Anforderungen er an uns stellt und welche Leistungen der Kunde selbst erbringen kann und will. Je genauer Sie über die Vorstellungen und Wünsche des Kunden informiert sind, desto eher können üble Überraschungen und der Dämon »Mehrarbeit« ausgeschlossen werden. Aus diesem Grunde ist das Kundenbriefing von herausragender Wichtigkeit in der Kundenbeziehung.

Immer wieder erfahre ich von gestandenen Kollegen, dass sie die Wünsche des Kunden wie Befehle entgegennehmen und ohne zu hinterfragen mit der Arbeit blind beginnen. „Der Kunde ist König. Sein Wille geschehe.“ Dabei wird übersehen, dass das Briefing die erste Beratung und beste Gelegenheit ist, Ihre Kompetenz unter Beweis zu stellen. In der Regel ist der Auftraggeber Laie auf Ihrem Gebiet – und genau deshalb wendet er sich ja an Sie als Fachmann. Spielen Sie den Hofnarren, und nehmen Sie kein Blatt vor dem Mund. Es ist nicht nur erlaubt, die Absichten und Ideen des Auftraggebers zu hinterfragen – es ist sogar zwingend erforderlich! Bereits in diesem ersten Stadium der Kontaktaufnahme können Sie Ihre Kompetenz und Weitsicht demonstrieren. Vielleicht wünscht der Kunde eine Firmenbroschüre mit Sonderlackierung und Heißluftfolienprägung anlässlich des 10-jährigen Jubiläums. Schlagen Sie doch einfach mal vor, auch gleich die Einladungskarten zu gestalten und ebenso aufwändig produzieren zu lassen. Weisen Sie darauf hin, dass Ihr Auftraggeber bares Geld sparen könnte, wenn er Broschüre und Karte in einem Rutsch gestalten und zusammen produzieren lassen würde. So könnten die Karten ohne erheblichen Aufpreis im Zusammendruck mitproduziert werden. Oder Ihr Auftraggeber beauftragt Sie mit der Gestaltung einer Internetseite, jedoch müssen Sie feststellen, dass bereits das Signet überaltert und ganz und gar nicht mehr zielgruppengerecht ist. Schlagen Sie ihm vor, zunächst die Basis der Gestaltungslinie, das Corporate Design des Unternehmens, auf solide, zeitgemäße Füße zustellen, um dann auf diese Grundlage aufbauen und sich dem Internet widmen zu können. Was würde es für einen Sinn machen, eine Internetseite zu gestalten, wenn bereits die grundsätzliche Gestaltungslinie nicht mehr erfolgversprechend ist.

Wie auch immer sich der Kunde entscheidet: In beiden Fällen beweisen Sie Umsicht, Kompetenz und Sorgfalt. Und im Optimalfall haben Sie als Bonus einen weiteren Auftrag in der Tasche. Bedenken Sie zudem, dass Ihr Auftraggeber in der Regel nicht überblicken kann, welche Informationen für die Abwicklung des Auftrags notwendig sind. Er wird sich weder über zu beschaffendes Bildmaterial, Zuarbeit der Texte oder über Produktionsfeinheiten Gedanken gemacht haben: Deshalb sitzt er ja an Ihrem Tisch.

Es liegt also an Ihnen, sich aktiv die notwendigen Informationen für einen reibungslosen Arbeitsablauf zu beschaffen. Bereiten Sie sich deshalb bestmöglich auf das Briefing vor. Sprechen Sie ohne Scheu vorausschauend und kompetent alle Abwicklungs- und Produktionsfragen an.

Mein Tipp: Bei kosten- und zeitaufwändigen Projekten könnte im Vorfeld eine „kleine Kommunikationsanalyse“ angeboten werden. Hier werden Fragen

• zum Unternehmen
• zur Unternehmensphilosophie
• zum Produkt
• zur Zielgruppe
• zum Sinn und Zweck der geplanten Werbemaßnahme
• zur Konkurrenz
• und zu bestehenden Marketingmaßnahmen,

in die Ihre Arbeit eingebettet werden soll, erörtert.

So gewinnen Sie nicht nur für Ihre spätere Arbeit wertvolle Einblicke in die Branche des Auftraggebers, Sie beweisen zudem Interesse an dem Produkt respektive dem Unternehmen. In jedem Fall gestalten Sie das Briefing aktiv. Klären Sie notwendige Fragen für Ihre spätere Arbeit, und trauen Sie sich ruhig, auch einmal zu widersprechen oder andere Lösungswege aufzuzeigen, als der Kunde im Hinterkopf hatte. Sie sind der Fachmann! Sinnvoll ist es, sich für jedes Briefing einen groben Fahrplan festzulegen.

Dieser könnte wie folgt aussehen:

Versuchen Sie möglichst viele Informationen über Ihren Auftraggeber zu erhalten.

Zeigen Sie aktives Interesse – ohne Ihr Gegenüber auszuhorchen.

Gezieltes Fragen und Zuhören sind gefragt.

Widmen Sie sich konzentriert der gestellten Aufgabe.

Behalten Sie aber dennoch den Gesamtüberblick.

Versäumen Sie nicht, nach dem Werbeziel des Projektes zu fragen.

Welcher Inhalt soll durch Ihre Arbeit transportiert werden?

Welche Zielgruppe soll angesprochen werden?

Wie bettet sich Ihre Arbeit in das übrige Marketing ein?

Welche Gestaltungsgrundlagen gilt es zu beachten?

Vergessen Sie auch nicht so banale Fragen wie: „Gibt es eine festgelegte Hausfarbe und Hausschrift? Eine besondere Bildsprache, die es zu beachten gibt?“ Es kommt nicht selten vor, dass auch große Unternehmen kein wirklich festgelegtes Corporate Design haben. Prima! Zufälligerweise sind Sie ja Designer!

Stellen Sie sich kurz und knapp vor. Aber bevor Sie zu Schwafeln beginnen, legen Sie sich vorab ein paar Standards fest: beruflicher Werdegang, Kernkompetenz, wichtigste Referenzen als Kompetenzbeweis.
Schreiben Sie mit!

Fassen Sie nach jedem Briefing alle wichtigen Eckdaten des Briefings zusammen.

Es empfiehlt sich, dem Kunden ein verkürztes Gesprächs-protokoll zusammen mit der Budget- und Zeitplanung zukommen zu lassen.

Gliedern Sie Ihre Informationen übersichtlich und halten Sie neben den Terminen auch die Zuständigkeiten fest.

Mehr erfahren: Das Buch – Design kalkulieren