Wie man mit einem WordPress Plugin Rechnungen stellt.

Nun, man kann es mit Fug und Recht behaupten: WordPress hat in gewisser Weise mein Leben verändert. In meinem Fall verdiene ich unter anderem mein Geld mit der Entwicklung von WordPress Themes. Aber ebenso nutze ich WordPress, um auf meine übrigen Projekte aufmerksam zu machen. So lässt sich rasch ein Artikel schreiben, eine Website aufhübschen, Social Links einbauen und vieles mehr. Mit ein wenig Übung, hat man in ein bis zwei Tagen ein komplettes Business am Start – naja, zumindest was WordPress angeht.

Aber ganz gleich wie ihr WordPress für eure täglichen Aufgaben nutzt, hat man sich einmal mit dem CMS angefreundet, ist es recht praktisch, wenn man mehr und mehr Aufgaben in das bestehende System integrieren kann. So habe ich beispielsweise auf Designers Inn und auf Designkalkulieren.de ein Shop-System eingebaut (WooCommerce), welches im Prinzip auf Autopilot läuft: Ein Kunde kann ein Produkt kaufen -> Nach dem Kauf kann er gleich mit seinem Buch oder Theme oder Plugin starten, oder von einem kleinen Bonus-Geschenk Genrauch machen -> anschließend bekommt er automatisch seinen Zugang zum Mitgliederbereich gemailt, die Links der Downloads geschickt – und eine Rechnung mitgeschickt. Und genau um diesen letzten Schritt geht es in diesem Artikel: Das Erstellen einer Rechnung mit WordPress.

Natürlich hat jeder seine einige Lieblings-Buchhaltungs-Software. Aber es wäre doch schön, wenn man im Rahmen eines Projekts die Vorarbeit von WordPress erledigen lassen könnte, oder? Nun, das ist möglich, zumindest was die Fakturierung angeht. Gehen wir also auf die Suche nach dem WordPress Plugin Rechnungen!

Anstatt manuell jedem Kunden per E-Mail eine Rechnung zu schicken, diese womöglich noch individuell ausfüllen und gemäß der Bestellung anpassen zu müssen, kann man all diese monotonen Schritte direkt vom WordPress-Dashboard aus durchführen. Das heißt, mit einen Blick sieht man, wer was zu zahlen hat, und wo das jeweilige Projekt als Ganzes steht.

Eines gleich vorneweg: Es gibt jede Menge Lösungen für WordPress und auch Rechnungstools, die sich direkt mit dem jeweils eingesetzten Shopsystem verbinden lassen. Außerdem bieten viele Buchhaltungssoftware-Anbieter eine Schnittstelle zu den Shopsystemen von WordPress. Ich habe hier eine Auswahl getroffen, um euch eine Einstieg in das Thema zu erleichtern.

Viel Glück und eine leichtere Abrechnung!

Sprout Rechnungen

Sprout Rechnungen wurde von Sprout Apps erstellt und ist ein Teil einer größeren Suite. Wie man es bei einer Profisoftware erwartet, kommt es in einer freien und einer Premium-Version daher. Aber keine Sorge: bereits die kostenlose Version des Plugins enthält jede Menge Funktionen. Zum Beispiel, hat es eine sehr intuitive Darstellung der Rechnungsabläufe und eine komfortable Zahlungsschnittstelle für Kunden. So kann der Kunde nahezu jeden Zahlungsnabieter wählen, einschließlich Scheck und PayPal. Man kann so viele Angebote und Rechnungen für unbegrenzt viele Kunden erstellen. Als i-Tüpfelchen werden auch gleich anpassbaren Vorlagen und zahlreiche Verwaltungsoptionen mitgeliefert.

Weitere Features sind das Importieren aus anderen Fakturasoftware wie Freshbooks und Reporting-Funktionen. Die Premium-Version beinhaltet ein erweitertes Reporting, eine Schnittstelle zu Freshbooks und Stripe-Zahlungen, die Integration mit Gravity Forms und Ninja Formen und vieles mehr. Die „Freelance“ Version kostet rund 30 Euro und die „Business“ Version 55 Euro im ersten Monat, danach nur noch 5 bis 10 Euro im Monat.

Der Rechnungskönig

Ein weiteres Plugin aus der Kategorie Best-Of ist Invoice King Pro. Dieses Plugin macht es einfach, Rechnungen zu erstellen. Man kann aus einer Vielzahl von grafischen Vorlagen auszuwählen, und rasch die Farben und das Layout anpassen. Zudem bietet es jede Menge Anpassungsmöglichkeiten: man kann vordefinierte Felder erstellen, die auf allen Ihren Rechnungen erscheinen.

Ändere die Anzahl der Spalten, den Inhalt, die Berechnungsvorgaben. Sobald eine Rechnung erstellt ist, kann man diese als PDF per E-Mail senden oder auf dem Desktop für die Unterlagen speichern. Wenn die Rechnung bezahlt wurde, setzt man im Dashboard das passende Häckchen und kann automatisiert eine Bestätigungsmail vom System verschicken lassen. Daneben gibt es noch zahlreiche nützliche Erweiterung, die man allerdings alle hinzukaufen muss.

Praktisch ist zum Beispiel die Client-Synchronisierung, sodass die Kundenliste immer mit den WordPress-Nutzern übereinstimmt.

wp-Rechnung

Ein wirklich populäres Rechnungs-Plugin ist WP-Invoice. Mit wp-Rechung erstellt man eine Rechnung innerhalb der WP Seite und kann diese per E-Mail an seine Kunden schicken. Diese E-Mail enthält auch einen Link auf die Rechnung, die auf der eigenen Website gehostet wird. Von dort aus kann der Kunde die Rechnung auch gleich per PayPal oder Kreditkarte bezahlen. Praktisch. Nach der Zahlung wird eine Bestätigung geschickt, dass die Rechnung bezahlt wurde.

WP-Rechnung ist eigentlich Teil einer Sammlung von mehreren Tools, so gibt es einen Warenkorb, eine Kasse mit einer Vielzahl von Zahlungs-Gateways. Das Bundle kostet 75 Dollar. Praktisch ist, dass man Rechnungen im XML und JSON exportieren und auch aus anderen WordPress-Seiten importieren kann. Da auch hier jedes Feature Geld kostet, sollte man sich alle Tools einmal genau anschauen und ein Bundle schnüren, mit dem sich leicht bis zu 200 Dollar sparen lässt.

sprInvoice

Wer auf all das Schnickschnack verzichtet kann, bekommt mit sprInvoice eine feine Lösung. Mit wenigen Klicks kann man direkt aus dem WordPress-Dashboard heraus Rechnungen erstellen. Praktisch. Diese App ist recht rudimentär, aber für die schnelle Rechnung eine gute Wahl.

WooCommerce PDF Rechnungen

Wenn du mit WooCommerce arbeitest, dann solltest du dir auf jeden Fall die kostenlose Erweiterung WooCommerce PDF Rechnungen und Lieferscheine anschauen. Dieses Plugin nutze ich selbst und bin damit sehr zufrieden. In der kostenlosen Version ist die Rechnung leider kaum anpassbar, aber grafisch und inhaltlich völlig ausreichend. Es synchronisiert sich nahtlos mit WooCommerce, so dass sobald ein Auftrag erteilt wird, eine PDF-Rechnung an die Bestätigungsmail verschickt wird. Wird die Rechnung bezahlt, wird eine entsprechende Bestätigung geschickt.

Praktisch ist, dass die Rechnungen im Kundenaccount zum Download nochmals hinterlegt sind und auch über das Backend erneut verschickt werden können. In der Pro Version kann man die Rechnung dann noch etwas hübscher gestalten.

Abrechnungs-Themes

Es gibt auch ein paar Themes auf dem Markt, die ein komplettes Abrechnungssystem bieten. Plugins sind also nicht der einzige Weg, um diese Funktion zu erhalten! Ein Beispiel hierfür ist Shaken Incoice. Mit diesem Template kann man Angebote und Rechnungen in Minuten erstellen. Aber der Funktionsumfang geht noch weiter: Man kann Zahlungen über die Website via PayPal akzeptieren, Rechnungen werden automatisch als „bezahlt“ markiert oder es wird an ausstehende Bezahlungen erinnert.

Man kann auch seine Angebotserstellung über das Theme abwickeln. Sobald ein Kunde das Angebot annimmt, kann das Projekt gestartet werden. Ist dieses schließlich abgeschlossen, kann man den Vorgang auf Rechnungsstellung ändern und der Bezahlvorgang nimmt seinen Lauf. Mit diesem Theme kann man im Prinzip auch gleich einen gute Teil des Kundenmanagement erledigen, da sich Kundendaten archivieren und Bestellvorgänge historisch ablegen lassen. Natürlich gibt es auch zusätzliche Features, wie das individuelle Anpassen der Farben, CSV-Export, Statistiken, mehrere Zahlungs-Gateways und ein robustes Thema-Optionen-Panel. Wenn man ein Nachteil sucht, dann ist es der, dass dieses Theme wirklich ausschließlich für die Rechnungsabwicklung entworfen wurde. Wer also einen Blog, Landingpages oder Galerien sucht, wird hier enttäuscht. Wer jedoch eine Kundenplattform für wenig Geld sucht, kann sich das Theme für rund 40 Euro einmal genauer anschauen.

Fazit

Wie man sieht, kann man WordPress vielseitig nutzen. Ich selbst nutze WooCommerce als Shopsystem und oben genanntes Plugin auch gleich für die Rechnungsabwicklung. Man könnte WooCommerce sogar mit Quickbooks als Buchhaltungssoftware verknüpfen, was ich allerdings noch nicht versucht habe. Hoffentlich ist dieser kleine Ausblick in die Welt der Rechnungs-Plugins eine Hilfe für euch. Und hey, vielleicht habe ich euch zumindest ein wenig ins Grübeln gebracht, wozu man WordPress nutzen könnte. Ansonsten freue ich mich wie immer auf euer Feedback: Was sind eure Lieblings-Plugins? Nutzt ihr ein Rechnungsplugin? Wie verwaltet ihr Kundenrechnungen und Zahlungen? Ich würde gerne eure Meinung hören!