MeisterTask: Aufgabenmanagement Software

MeisterTask ist eine sehr moderne und äußerst umfangreiche Aufgabenmanagement Software. Das Prinzip, nach dem MeisterTask arbeitet heißt Kanban. Kanban kommt aus dem japanischen und bedeutet so viel wie Tafel. Im Prinzip werden auf einer Tafel einzelne Listen erstellt und jeder Liste dann aufgaben zugeordnet.

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Aufgaben-Management mit Kanban nach GTD.

Ein klassischer Anwendungsfall für eine Kanban-Tafel (auch Board genannt) ist die Projektabwicklung nach GTD (Getting Things Done). Hierbei wird auf einer Tafel der Prozess eines kompletten Projektes abgebildet. Im einfachsten Fall sind dies drei Spalten, zum Beispiel „Geplante Aufgaben“, „Aufgaben in Arbeit“ und „Erledigte Aufgaben“. In diese Spalten (auch Listen genannt) werden nun die entsprechenden Aufgaben als kleine Karten hinterlegt. Und schließlich wandern die Karten passend zum Projektfortschritt von „Geplant“ zu „In Arbeit“ und abschließend in die Liste „Erledigt“.

Der Vorteil dieser Methode ist, dass man einen sehr guten Überblick über das jeweilige Projekt und dem Entwicklungsstand innerhalb des Projektes bekommt. Die Tafel bleibt zudem sehr aufgeräumt, da sämtliche Informationen zu einer Aufgabe direkt im Rahmen der Aufgabenkarte zusammengefasst werden. Dazu gehören beschreibende Texte, Checklisten, Bilder und – im Falle einer Teamarbeit – auch die komplette Kommunikation zu der jeweiligen Aufgabe. Damit bleiben auch umfangreiche Projekte übersichtlich strukturiert.

MeisterTask: Ein Task-Management-Tool mit Liebe zum Detail …

Eine sehr neues Kanban App, welche viele sinnvolle Funktionen bietet, nennt sich MeisterTask. Gleich auf dem ersten Blick fällt auf, dass MeisterTask ein modernes System ist. Während sich der Grundaufbau an dem wohl bekanntesten Kanban-System „Trello“ orientiert, sieht man sofort, dass das die App deutlich aufgeräumter ist, die Farben zeitgemäß gewählt sind und viele Funktionen, die bei Trello gar nicht vorhanden oder nur über Erweiterungen ergänzt werden müssen, bereits fester Bestandteil von MeisterTask sind.

Ein kleines Beispiel hierfür ist die Möglichkeit, einzelne Listen mit Farben zu belegen. Dies klingt nach keiner sonderlich großen Funktion. Hat man jedoch eine Tafel mit 10 oder 15 Listen, erleichtert diese einfache Ergänzung die tägliche Arbeit ganz enorm. Erfreulich ist, dass ich nicht nur den Titel einer Liste farblich markieren kann, sondern auch den Hintergrund der kompletten Liste, was das Auffinden einer gewünschten Projektphase zu einem Kinderspiel macht.

Wie gesagt, dies scheint eine selbstverständliche Grundfunktion zu sein, betrachtet man sich jedoch die Konkurrenten, wie „Trello“ oder „Asana“, wird man feststellen, dass die farbliche Kodierung einzelner Phasenabschnitte bei weitem nicht so selbstverständlich ist, wie es sein sollte. Umso schöner ist es, dass hier MeisterTask glänzen kann.

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Projektmanagement & Aufgabenliste im Team.

Steigt man tiefer in das System ein, erkennt man rasch, dass MeisterTask nicht allein für die Arbeit an eigenen Projekten gedacht ist, sondern vor allem für die Arbeit in Teams optimiert wurde. Einzelne Aufgaben können Kollegen mit einem Klick zugewiesen, der Fortschritt einer Aufgabe kann überwacht werden und Rückfragen im Rahmen der Projektabwicklung können pro Aufgabe diskutiert werden.

Tipp: Eine kleine Funktion, von der man ebenfalls glauben sollte, dass sie in jedem System vorhanden ist, erleichtert erheblich die Arbeit mit Teammitgliedern: Die Rede ist davon, dass man in MeisterTask Kommentare nachträglich bearbeiten kann. Ich weiß, es klingt etwas lächerlich, aber auch diese Funktion ist bei vielen gestandenen Systeme nicht vorhanden.

MeisterTask und „automatische Aktionen“.

Eines der größten Vorteile von Meister Task ist meines Erachtens die Funktion „Automatische Aktionen“. Mit dieser Funktion kann man pro Liste Aktionen ausführen, die sofort ausgeführt werden, sobald man eine Karte in die Liste schiebt. So kann ich zum Beispiel eine Aufgabe automatisch einem Teammitglied zuordnen, den Tag „in Arbeit“ vergeben und den Status der Aufgabe ändern. Hier gibt es viele Funktionen, die ich automatisieren kann, was die tägliche Arbeit mit MeisterTask erheblich erleichtert. Ich kann sogar die Karten wie von Geisterhand von einem Board in ein anderes Board automatisch verschieben. Wie dies genau geht, seht ihr in dem Video zu dieser Review.

 

 

 

Relationen sinnvoll nutzen.

MeisterTask ist nicht nur ein reines Aufgaben-Management-Tool, sondern sieht sich in der Liga der Projekt-Management-Tools. Und so gehören zusätzliche Funktionen zum Umfang, die man für ein Projektmanagement benötigt. Eines der wichtigsten Funktionen ist die Funktion „Relation“. Wer ein Projekt plant, baut in der Regel zunächst eine Aufgabenstruktur auf: Erledige A, dann B, dann C usw.

Bei vielen Aufgaben ist es so, dass diese erst dann erledigt werden können, wenn die vorherige Aufgabe abgeschlossen ist. Und genau hier greifen die entsprechenden Relationen. Ich kenne dieses Prinzip von Omnifocus und habe diese im Laufe der Jahre sehr zu schätzen gelernt. Denn es macht wenig Sinn, eine Liste mit 100 Aufgaben zu betrachten, wenn ich 90 Aufgaben derzeit nicht erledigen kann, da die vorherigen Tasks noch nicht abgeschlossen sind. Es erleichtert den Überblick über die anstehenden Aufgaben enorm, wenn man Relationen zwischen den Aufgaben erstellen kann.

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MeisterTask fügt sich in bestehendes Setup ein.

Die meisten von uns werden bereits verschiedenste Werkzeuge in ihrem Alltag benutzen. Die einen kommunizieren über Slack, entwickeln ihre Produkte über Github, bieten Support über Zendesk und speichern ihre Daten in der Cloud, zum Beispiel über Dropbox, Google Drive oder Box. Die gute Nachricht ist, dass MeisterTask hier zu den verschiedensten Systemen eine entsprechende Schnittstelle bereitstellt, so das man MeisterTask bequem in seine Arbeitsabläufe integrieren kann.

Die MeisterTask-App geht einen Schritt weiter.

Hinter der Firma Meister Task, stecken die Entwickler des erfolgreichen Tools MindMeister. MindMeister ist eine Online-MindMapping-App. Hier kann brainstormen und sein Projekt planen, Aufgaben zuordnen und im Team die Idee zu einem Produkt verfeinern. Das schöne ist, dass MindMeister Hand in Hand mit MeisterTask arbeitet. Sobald ich also meine Mindmap erstellt habe, kann ich diese mit einem Klick in ein MeisterTask-Board umwandeln und weiter bearbeiten. Dabei synchronisieren sich die beiden Tools fortwährend untereinander.

Die Immerdabei-Lösung

Die heutige Arbeit wird nicht mehr ausschließlich am Rechner erledigt. Und sprechen wir von einer Applikation, die für die Teamarbeit entwickelt wurde, so steht die Verfügbarkeit der Applikation quer durch alle Geräte ziemlich weit oben auf der Liste der Anforderungen. Immerhin möchte man rasch erfahren, wenn ein Teammitglied etwas kommentiert hat, eine Rückfrage hat oder eine uns eine Aufgabe zugewiesen hat. Überaus erfreulich ist, dass MeisterTask auf so ziemlich jedem Gerät funktioniert: MeisterTask läuft auf Mac OS, Windows, iPhone, iPad und Android. Damit hat man quasi von jedem Endgerät aus Zugriff auf seine Aufgaben. Prima.

MeisterTask Pricing

Die gute Nachricht ist, dass MeisterTask einen Großteil der Funktionen komplett kostenlos zur Verfügung stellt. Dazu gehören

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• Unlimitierte Projekte und Aufgaben
• Unbegrenzte Anzahl an Projektmitgliedern
• Individuell anpassbare Dashboards und Projekte
• Zwei Integrationen mit Ihren Lieblings-Apps
• Dateianhänge mit bis zu 20 MB
• Mobile Apps

Also wofür muss man zahlen?

• Unbegrenzte Integrationen
• Workflow-Automatisierungen mit Section Actions
• Projektgruppen
• Dateianhänge mit bis zu 250 MB
• Durchsuchbares Task-Archiv
• Statistiken und Berichte
• Individuelle Hintergründe
• Priority Support

Der Preis liegt hier bei 8.49 EUR pro Benutzer/Monat, was meines Erachtens ein angemessener Preis ist. Für alle, die MeisterTask in vollem Umfang testen wollen: Ihr könnt bis zu 3x MeisterTask weiterempfehlen und bekommt dafür die Pro-Version bis zu drei Monate lang kostenlos.

Da es zudem einen Import von Trello und Asana gibt, kann man rasch ein Projekt nach MeisterTask übermitteln und testen, ob man mit dem System klarkommt. Ich finde, dies ist sehr schön gelöst.

Fazit

Sofern noch nicht geschehen, schau dir bitte das Video zu Meister Task an. Hier stelle ich all die verschiedenen Funktionen näher vor. Davon unabhängig dürfte bereits aufgefallen sein, dass ich mit MeisterTask sehr zufrieden bin. Bei der Arbeit mit der App sind mir noch ein zwei Dinge aufgefallen, die ich ändern würde. So finde ich die Checklisten zu einer Aufgabe prima, ich würde es aber begrüßten, wenn ich mehrere Checklisten und Subtasks pro Aufgabe anlegen könnte. Auch würde ich es toll finden, wenn man aufgaben „spiegeln“ könnte, sodass diese in mehreren Projekten auftauchen kann.

Ich habe bereits mit dem Support von MeisterTask Kontakt aufgenommen. Wie mir bestätigt wurde, stehen diese Punkte bereits auf der Todoliste von MeisterTask und sollten bald Einzug in das offizielle System bekommen.

Da Meister Task die meisten Funktionen in der kostenlosen Version zur Verfügung stellt, lohnt es sich wohl für jeden, ein Blick zu wagen. Ich bin neugierig auf eure Erfahrungen mit MeisterTask und freue mich auf euer Feedback!

MeisterTask kann in der Basisversion zeitlich unbegrenzt mit unbegrenzten Aufgaben, Projekten und Teammitgliedern kostenlos genutzt werden.

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