Evernote vs DEVONthink: Von Evernote zu DEVONthink wechseln

Das Thema „Evernote vs DEVONthink“ ist eigentlich ein alter Hut. Es ist nun Jahre her, dass ich mit der Firma DEVONthink Bekanntschaft gemacht habe. Für alle, die DEVONthink nicht kennen: DEVONthink ist eine Art papierloses Büro. Hier kann man Daten ablegen, Scans einsortieren, Webseiten clippen, Textschnipsel sammeln usw. Kurzum: Eine digitale Inbox für das tägliche private und berufliche Leben.

Nun ist das Ablegen die eine Sache. Viel spannender ist natürlich das Wiederfinden. Und hier glänzt die Software mit verschiedensten Strategien. So kann man sein eigenes Ordner-System aufbauen, „intelligente Ordner“ anlegen, Tags vergeben, automatische themenrelevante Gruppen definieren – oder auf die Relevanzsuche von DEVONthink zurückgreifen. Man hat also die freie Wahl, wie man sein Chaos in den Griff bekommen möchte.

Der einzige Hacken an der Geschichte war bislang, DEVONthink auf mehreren Rechner (oder gar mobil) zu nutzen. Bislang habe ich mir so geholfen, dass ich die Datenbank von DEVONthink in der Dropbox abgelegt habe. Ja, ich weiß: das sollte man auf keinen Fall tun! Aber bislang war dies der einfachste Weg, seine Daten auf mehreren Rechnern zu nutzen. Zweites Manko war die mobile Anbindung. Mit der App war es nur möglich, seine Daten zu „lesen“. Unschön.

Dies waren auch die Hauptgründe, warum ich in den letzten Jahren sehr intensiv Evernote genutzt habe. Evernote läuft auf allen Plattformen ohne Probleme. Mein Workflow sah also so aus, dass ich mit Evernote meine Recherchen erledigt habe und in DEVONthink Infos mit Bestan abgelegt habe. Da ich leider ein recht fauler Mensch bin, kam ich irgendwann mit dem Wegsortieren ins Hintertreffen und habe schließlich nur noch Evernote benutzt.

Evernote – und die neue Preis- und Gerätepolitik

Nun hat sich die Preisstruktur von Evernote geändert. Und nach der neuen Geräte-Philosophie darf man auch nur noch zwei Endgeräte miteinander synchronisieren. Ähh. Das ist doof. Damit ist die Nutzung von Evernote für mich hinfällig. Ich habe zwei iMacs, ein MacBook, ein iPad, mein iPhone – und was es sonst noch alles mit einem „Ei“ gibt :-)  Nennt mich knauserig. Aber irgendwie wollte ich nicht plötzlich den Premiumdienst nutzen. Ich bin mir sicher, dass Evernote jeden Cent wert ist. Aber dennoch fand ich einen Zwangswechsel nicht so toll und habe nach Alternativen geschaut. Und siehe da …

DEVONthink 2.9 und DEVONthink To Go

Gerade zur rechten Zeit bringt DEVONthink in der neuen Programmversion zwei neue Features auf den Markt.

1. Ein unglaublich schnelles Sync-Feature.
2. Eine neue App (Devonthink To Go).

Na, wenn das mal  kein Zufall ist. Ich habe mich jedenfalls sehr gefreut und mir beides neu installiert. Und tatsächlich: Die App funktioniert – und ist obendrein noch schick. Und auch die Synchronisation über Dropbox läuft zügig und problemlos. Und ja: dieses Mal liegt die Datenbank auf den jeweiligen Rechnern und nur die Sync-Datei ist in der Dropbox.

Perfekt.

Evernote vs DEVONthink

Mein Ziel ist es also von Evernote zu DEVONthink zu nutzen. Das Szenario ist verlockend: Ich habe nur noch eine Sammelstelle für all meine Infos. DIese Sammelstelle liegt auf meinem Rechner und ich kann (wenn ich mag) die Daten auch mobil nutzen.

Stellt sich nur die Frage, wie ich von Evernote alles rüber nach DEVONthink bekomme? Eine kurze Recherche erbrachte, dass DEVONthink selbst eine Funktion „Notiz von Evernote importieren“ hat. Das klingt super, dachte ich. War im Ergebnis aber nicht ganz so toll, da die Notiz selbst in Evernote bleibt und nur indexiert ist. Ich kann sie also über Devonthink finden und lesen. Die Daten selbst verbleiben aber bei Evernote.

Das ist für mich insofern auch ungünstig, da ich ja von Evernote wechseln wollte. Zudem recherchiere ich sehr viel im Netz und „clippe“ viele Webinhalte – samt Link zur Original-Website. Dieser Link ist aber verschwunden, wenn ich die Notiz auf diesem Wege importiere, da das neue Original nicht mehr die Website ist, sondern die Evernote-Notiz. Wie auch immer …

Von Evernote zu DEVONthink wechseln …

Die Lösung ist denkbar einfach: Ich habe einfach meine Natizbücher aus Evernote im Evernote-Format ( .enex) exportiert.

Diese XML-Datei kann man nun per Drag&Drop einfach in Devonthinnk importiert. Tataa … Alle Daten, alle Anhänge, alle Bilder und alle Original-Links sind sauber angekommen. Perfekt. Nun bin ich also von Evernote zu DEVONthink Pro Office umgezogen.

DEVONthink Workflow anpassen

Als nächstes wollte ich den Workflow ein wenig dem Feeling von Evernote anpassen. Grudsätzlich wird von DEVONthink eine „Globale Inbos“ überwacht. Wenn man Daten seinem System hinzufügt, dann landen diese in der Regel zunächst hier. Das Dumme ist, dass diese Inbox auf dem jeweiligen Rechner liegt und damit nicht ohne weiteres synchronisiert wird. Aber die Abhilfe ist sehr einfach. Dazu legt man schlicht unter EINSTELLUNGEN > IMPORT seine Datenbank-Inbox als „Primäre Inbox“ in den fest. Nun werden alle neuen Inhalte gleich synchronisiert.

Dann habe ich die Devonthink-Web-Clipper für Safari, Firefox und Chrome  installiert. Nun kann ich wie in Evernote die Seiten rasch meiner Datenbank hinzufügen. Ein besonders tolles Feature von DeVONthink Pro ist, dass man Websites auch als durchsuchbares PDF speichern kann. Das ist insofern klasse, dass das gefunde Ergebnis immer gleich aussieht – auch wenn sich die Original-Website einmal ändern sollte oder gar der Artikel gelöscht werden sollte.

Natürlich wollte ich auch diese Funktion immer rasch zur Hand haben. Und siehe da: Hier bietet DEVONthink einen kleine Code-Schnipsel für die Adresszeile an (Bookmarklets), den man einfach als Bookmark hinterlegt. Und schon reicht ein einzelner Klick, um die aktuelle Seite in sein Archiv zu packen. Super.

LINK: http://www.devontechnologies.com/de/download/extras-und-handbuecher.html

Und da wir schon dabei sind: Gleiches habe ich auch für mein E-Mail-Postfach gesucht. Wichtige E-Mails (Serials, Kaufbestätigungen) landen bei mir in einem Extraordner „Office“. Hier habe ich jetzt ein Tastenkürzel festgelegt, um wichtig E-Mails wegzusortieren.

Dazu habe ich unter iOS > Einstellungen > Tastataur > Kurzbefehle > App-Tastaturbefehle > Alle Programme den Befehl hinzugefügt (kleines Plus drücken): „Save PDF to DEVONthink Pro“.

Tipp: Wenn du den Shortcode CMD+P nutzt, dann brauchst du diesen nur 2-mal drücken, um ein PDF zu generieren. Mit dem ersten Klick öffnest du den Drucker (klar) und im Druckermenü startest du mit dem zweiten Klick den Befehl von DEVONthink.

Okay. Mal schauen, was die Zukunft bringt. Für jetzt bin ich erst einmal mehr als zufrieden mit meinem neuen Setup! Wer DEVONthink besser kennelernen möchte, findet hier weitere Infos.

http://www.devontechnologies.com/de/produkte/devonthink.html

Was nutzt du, um dein digitales Chaos zu ordnen?
Welche Tipps hast du für uns?

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