Apollo HQ – Software für Projektmanagement und Kontaktmanagement

Apollo HQ – Software für Projektmanagement und Kontaktmanagement

Erstaunlich, wie schnell doch die Zeit vergeht. Vor ziemlich genau einem Jahr habe ich die Projekt- und Kontaktmanagementsoftware Apollo HQ getestet: Review Apollo Teil 1

Damals kam ich zu dem Schluss, dass Apollo eine geniale Lösung für kleine bis mittlere Teams ist, um Projekte gemeinsam zu meistern. In der Tat war ich so begeistert von der Software, dass wir in der Agentur auf Apollo umgestiegen sind. Nun ist also ein Jahr vergangen und ich möchte kurz zusammenfassen, was sich in der Zwischenzeit alles geändert hat. Die gute Nachricht: Das Team von Apollo war überaus fleißig!

Viele nützliche Anpassungen

Zunächst eine kosmetische Neuerung: auf dem Startbildschirm kann der Benutzername ausgeblendet werden. Habt ihr also ein Logo, welches bereits euren Namen enthält, lässt sich so die unschöne Doppelung der Namen vermeiden. insgesamt ist das Look & Feel erhalten geblieben – aber durch dezente Änderungen doch deutlich für den Arbeitsalltag verbessert worden.

Zeitmanagement optimiert

Eines der wichtigsten Elemente in Apollo war schon immer die Erfassung der Zeiten. Dies wurde in Apollo weiter optimiert. So lässt sich der Timelog direkt in der Aufgabe bearbeiten, ohne dass man über das Menü Zeit gehen muss. Das Zeitmenü ist in der neuen Version auch für Cases and Deals und innerhalb der Kontaktseiten verfügbar. Dies umfasst nicht nur die Zeiterfassung, sondern auch die verschiedenen Statusoptionen wie Verrechenbar, nicht Verrechenbar, et cetera.

Sehr komfortabel kann man zudem auf älterer Zeiteinträge zurückgreifen, und zwar direkt innerhalb des Timelogs der Aufgabe. Hier werden sämtliche, erfassten Zeiten gelistet und auch gleich bearbeitetbar zur Verfügung gestellt.

Wer öfter größere Zeitreporte bearbeitet, wird sich auch darüber freuen, dass man nun mehrere Dateien auf einmal auswählen und bearbeiten kann.

Kontaktmanagement noch leichter

Eine Vereinfachung ist auch in der Rubrik Kontakte zu finden. So wurde die Suche nach Kontakten grundlegend überarbeitet. Vor allem lassen sich Tags kombinieren und die Suchergebnisse entsprechend filtern.

Endlich kann man auch festlegen, wie die Kontaktliste sortiert wird (Nachname oder Vorname). Gleiches gilt für die Darstellung innerhalb der Kontaktliste. Ein weiteres Instrument zum aufräumen der Kontaktliste ist die neue Möglichkeit, eine Firma in eine Person umzuwandeln und umgekehrt oder 2 Kontakte zusammenzuführen.

Projektmanagement weiter verbessert

Erfreulich ist, dass sich die eigenen Aufgaben nun nach Datum, Titel, Projektname und Projektdatum filtern lassen. Jede Aufgabe kann zudem mit einem Fertigstellungsdatum versehen werden. Die voreingestellte Fertigstellungszeit kann individuell pro Arbeitsplatz festgelegt werden. Auch dies ist eine nette Erweiterung. Noch wichtiger finde ich allerdings, dass auch das ganze Projekt mit einem Fertigstellungsdatum versehen werden kann. Dies war zuvor nur über Meilensteine möglich. Natürlich lässt sich die Gesamtüberblick aller offenen Projekte dann entsprechend nach Fertigstellungsdatum sortieren. Außerdem kann nun die Startseite der Projekte nach Name, Kategorie, Kontakt und Fertigstellungsdatum sortiert werden.

Neue API: Harvest, Feshbooks und Google Drive

Die größte Neuerung ist sicher die neue API-Schnittstelle, die es erlaubt Apollo individuell zu erweitern. Im Zuge dessen arbeitet Apollo jetzt mit den Bezahlsystemen Freshbooks und Harvest prima zusammen. Am meisten freut mich aber, dass Apollo jetzt auch auf Google Drive zugreifen kann. So lässt sich das Problem des chronisch knappen Speicherplatzes komfortabel lösen und zudem die ausgeklügelten Funktionen von Google Drive auch innerhalb von Apollo nutzen. Unter dieser Review findet ihr dazu noch einen weiteres Video.

Kleine Details ganz groß

Dazu reihen sich eine Menge nützliche Erweiterungen und kleinere Verbesserungen. So werden von hochgeladenen PDF-Dateien Vorschauen gezeigt. Übrigens kann man Dateien einfach per Drag & Drop in das Dokument ziehen und die Anhänge werden automatisch der jeweiligen Maske zugeordnet.

Entwürfe von Artikeln werden automatisch zwischengespeichert, so dass man bei versehentlichem Wechsel des Fensters seine Texte nicht mehr verliert.

Ein weiterer großer Schritt in Richtung Benutzerfreundlichkeit ist die Option, komplette Nachrichten – inklusive der gesamten dazugehörigen Diskussion – zu archivieren. Auf diese Weise verschwinden fertige Themen aus der aktuellen Ansicht, bleiben aber im System erhalten. Darüber hinaus werden Gravatare jetzt als HTTPS eingebunden, was Apollo noch sicherer macht.

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