PDFs sind super. Meist klein, leicht zu verschicken und in der Regel nicht – oder nur so veränderbar – wie gewünscht. Büro Kommunikation ohne PDFs: heut kaum noch vorstellbar. Das Gleiche gilt für die Kundenkommunikation. Schlecht kann man als Designer seinem Kunden die Photoshop oder Indesign Datei schicken – zu groß, zu unsicher, zu langsam und Kunde verfügt nicht über das Programm oder die nötige Version. Also schnell als PDF exportiert, voilà.
Professionelle PDF-Lösung für Unternehmen
PDF-Dokumente sind ein Segen für jedes moderne Unternehmen. Aber es gibt auch ein paar Baustellen im Umgang mit PDF-Dateien. Wie löst man zum Beispiel das Problem der E-Mail-Archivierung? Eine Möglichkeit ist, sich selbst etwas auszudenken. Die andere, sich professionelle Hilfe zu holen, zum Beispiel über webPDF. webPDF hält verschiedenste Lösungen für Unternehmen und Anwender bereit.
Über deren zentralen PDF-Server kann man etwa sämtliche Dateiformate in das PDF-Format konvertieren und entsprechend PDF-Dokumente bearbeiten, mit einer Signatur versehen und wiederum exportieren. Jegliche Anforderungen an eine professionelle PDF-Bearbeitung können durch webPDF abgebildet werden.
- jegliche Art von Dokumenten in PDF konvertieren,
- die E-Mails Ihres Unternehmens rechtssicher archivieren,
- Grafiken, Scan- & Faxdokumente wieder bearbeitbar machen,
- PDFs mit Signaturen und Zeitstempeln versehen.
- So verspricht es das Unternehmen. Doch braucht man das? Was sind die offensichtlichen Vorteile? Und wie funktioniert das Ganze?
Über ein Portal hat man verschiedene Optionen
Über ein Webportal wie webPDF bekommt man meist verschiedene Optionen an die Hand: So kann man einfach diverse PDF-Dokumente erstellen und verarbeiten – durch den Einsatz serverseitiger Prozesse. Partner oder Mitarbeiter können von verschiedenen Arbeitsplätzen aus und zu beliebiger Zeit Zugriff auf die PDFs bekommen, und können sie ggf. modifizieren.
Der Austausch von Dokumenten auf dieser Grundlage bietet Revisionssicherheit und Formatierbarkeit. Die Verwendung eines Standards ermöglicht den schnellen und sicheren Dokumentenaustausch. Kosten und Fehleranfälligkeit reduzieren sich deutlich. Ein einheitliches Format sichert die Einhaltung des Corporate Designs beim Dokumentenversand.
Zudem wird der sichere, kontroll- und genehmigungspflichtige Dokumentenverkehr ermöglicht. PDF/A-Dokumente und der Einsatz von digitalen Unterschriften hilft zum Beispiel ungemein bei (sonst langwierigen) Genehmigungsprozessen.
Die Lösungsansätze basieren auf der zentralen Implementierung eines PDF-Servers: Zentralisierung, Zuverlässigkeit und optimale Integration.
Vorteile:
- Alle PDF-Funktionen in einer Server-Anwendung
- Plattformunabhängig
- Bequeme Erzeugung und Verarbeitung von PDF-Dokumenten (über Web-Portal und Webservices).
- Leichte Skalierbarkeit
- Flexibilität: Über 100 Dateiformate lassen sich mittels der Server-Software in das PDF-Format konvertieren.
- Digitale Signatur: Zeitstempelfunktionen oder Wasserzeichen
- Stand-Alone-Lösung
Fazit
Wer mal eben ein PDF generieren möchte, wird meist auf die Exportlösung seines Programms zurückgreifen. Wer aber umfangreicher mit PDF-Dateien arbeitet und das Format PDF sauber in sein Unternehmen integrieren möchte, sollte mal einen Blick auf PDF-Server werfen. Die Lösungen ermöglichen ein bequemes Konvertieren nahezu aller Dateiformate. Sensible Dokumente werden entsprechend behandelt. Die Archivierung vorhandener Dokumente ist mittels PDF/A-Standard gewährleistet. Sehr sensible Daten können selbstverständlich weiterhin lokal bearbeitet.
Wir haben uns webPDF etwas näher angeschaut. Ein spannende Portal und sicher einen Blick wert :-)
https://www.webpdf.de/
Wie schaut es bei euch aus? Nutzt ihr PDF-Datei in eurem Arbeitsalltag? Wie generiert ihr diese? Wie verwaltet ihr die Flut an Dateien? Ich freu mich auf euer Feedback!
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