Apollo Projektmanagement und Kontaktmanagement.

Als 1960 die Vorbereitungen zu dem Apollo-Programm begannen, war eigentlich nur die bemannte Umrundung des Mondes geplant. Damals hatte keiner gedacht, dass das Projekt 1969 mit dem ersten Schritt eines Menschen auf dem Mond enden würde. So oder so waren die neun Jahre der Vorbereitung ein Meisterwerk an Technik, Wissen und vor allem Mut und Durchhaltevermögen, Dinge auszuprobieren, die zuvor noch kein Wissenschaftler in dieser Form umgesetzt hatte. Insofern schien der Name Apollo im Nachhinein sehr glücklich gewählt, denn er bezieht sich auf den Gott der griechischen Mythologie, der als treffsicherer Bogenschütze von sich einen Namen gemacht hat.

Wir wollen schauen, ob auch die Software Apollo ihrem Namen gerecht wird.

Heute teste ich die Projektmanagement Software Apollo, die ebenfalls neue Wege geht und uns einlädt, unsere Projekte und Kontakte sinnvoll im Alltag zu managen. Wer sich mit dem Thema Projektmanagement länger auseinandersetzt, wird bei den meisten Lösungen feststellen, dass eine Vielzahl von Features angeboten wird, die man im alltäglichen Gebrauch kaum benötigt und eigentlich mehr verwirren als nützen. Sicherlich haben all diese Werkzeuge ihre Berechtigung und gerade bei sehr komplizierten Arbeitsabläufen kann man auf einige Funktionen natürlich nicht verzichten.

Die meisten von uns werden jedoch nur einen Bruchteil der angebotenen Möglichkeiten wirklich brauchen und eher von den unzähligen Menüs, Einstellungsvarianten und Schaltflächen überfordert sein. Genau hier setzt ApolloHQ an: es bietet einen guten Kompromiss aus wichtigen Funktionen für das Projekt- und Kontaktmanagement und andererseits dem Verzicht auf sehr spezielle Detailfunktionen.

Apollo – jetzt auch auf Deutsch!

Aber beginnen wir am Anfang: Endlich ist Apollo auf Deutsch erhältlich. Zwar bin ich der englischen Sprache mehr oder weniger mächtig, jedoch ist es im Alltag schon sehr nützlich, eine Software in der eigenen Sprache bedienen zu können. Wo wir gerade beim Thema Usability sind: Apollo arbeitet überaus zügig. Dies liegt vor allem daran, dass das Programm überwiegend auf Javascript und Ajax setzt, wodurch die einzelnen Teile der Anwendung schnell geladen werden können.

Im Gegensatz zu den meisten Weblösungen entsteht hier der Eindruck, dass mit einer Desktopsoftware gearbeitet wird. Auch das klare Design der Benutzeroberfläche trägt dazu bei, dass man mit Apollo fix umgehen kann. Insgesamt macht das klare Design und die einfache Struktur des Programms Mut, in die Rakete Apollo einzusteigen. Doch darf man sich von der Überschaubarkeit nicht täuschen lassen!

Klar und übersichtlich. Dennoch viele Funktionen.

Apollo bietet jede Menge Funktionen: Aufgaben, Meilensteine, Nachrichten, Kontakte, Kalender und eine sehr ausgefeilte Zeiterfassung. So lässt sich Apollo sowohl für kleine Projekte gut nutzen, als auch für umfangreiche Projekte. Sehr hilfreich ist die Gesamtübersicht, die mich bei Apollo als Erstes begrüßt. Hier kann ich auf einem Blick erkennen, was sich bei meinen Projekten geändert hat, welche Notizen von Kollegen hinzugefügt wurden und welche Aufgaben aktuell anstehen. Der Schwerpunkt von Apollo ist eindeutig das Erledigen von Aufgaben. So wurden hier viel Zeit und Mühe in den optimalen Umgang mit Aufgaben investiert.

Aufgaben lassen sich mit einem Fälligkeitsdatum versehen, Kollegen zuordnen und den Aufgabenlisten sortieren. Was mir besonders gut gefällt ist, dass sich Aufgaben per Drag in Drop verschieben kann. Außerdem kann ich persönliche Aufgaben, Projektaufgaben und Aufgaben für einzelne Kontakte definieren. Das besondere Highlight ist jedoch die Zeiterfassung. Direkt bei der jeweiligen Aufgabe finde ich eine kleine Uhr, bei der ich nicht nur wie sonst üblich meine Zeit manuell eintragen kann, mit der ich darüber hinaus die Zeit auch genau per Stoppuhr erfassen kann. In einem extra Fenster „Meine Zeit“ werden alle meine Zeiten zusammengefasst. Selbstverständlich kann ich meine Zeiterfassung auch projektbezogen auswerten.

Neben dem alltäglichen Umgang mit ToDos, ist natürlich auch der Kalender enorm wichtig. Erfreulicherweise erinnerte dieser an den Googlekalender. Termine lassen sich einfach eintragen, Erinnerungen einstellen und zudem auch Kalender von Kollegen einblenden. Außerdem kann der Kalender als Feed im Google Kalender eingebunden werden. Schön wäre noch, wenn auch umgekehrt der Googlekalender vollständig mit Apollo synchronisiert werden könnte. Aber was nicht ist, kann ja noch werden. Sehr schön ist hingegen, dass auch die Aufgaben am Tag der Fälligkeit im Kalender eingeblendet werden und in entsprechender Form zum Googlekalender ausgegeben werden.

Ein weiteres schönes Feature ist das sogenannte Writeboard. Wie der Name vermuten lässt, handelt es sich um eine Art digitaler Schreibblog. Die Idee dahinter ist, dass Texte (Beispielsweise für Broschüren, Webseiten etc.) eingestellt und im Team kommentiert werden können. Das Besondere ist aber, dass man außerdem neue Versionen des Textes einstellen und sodann einen Revisionsüberblick erhält. Hilfreich ist vor allem, dass man nicht nur sieht, dass es meherere Versionen eines Textes gibt, sondern man auch gleich in Apollo die einzelnen Dokumente miteinander vergleichen und sich die einzelnen Unterschiede der Bearbeitungs-Versionen anzeigen lassen kann.

Kommunikationsfreudig.

Ein weiterer wichtiger Aspekt von Apollo ist die Kommunikation im Team. Teammitglieder können zu einzelnen Projekten eingeladen werden, so dass Sie Nachrichten und Kommentare hinterlassen und auch Files hinterlegen können. Dabei wird zwischen internen und externen Benutzern unterschieden. Während interne Benutzer einen weitreichenden Zugriff auf die Projektdetails haben können, lässt sich der Zugang der externen Benutzer ebenso detailliert einschränken. so kann für jeden einzelnen Benutzer festgelegt werden welche Berechtigungen er innerhalb eines Projektes haben soll.

Neben Benutzern gibt es auch die Kontakte in Apollo. Hier finden Sie nicht nur ein Adressbuch, sondern auch ein kleines Kontaktmanagement. Wir können Kontakten Aufgaben zuweisen, die Kommunikation dokumentieren und auch hier eine Übersicht über anstehende Aufgaben zu Kontakten erhalten. Sehr hilfreich ist es auch, dass man Nutzer in einzelnen Gruppen zusammenfassen kann. Auf diese Weise lassen sich einzelne Aufgaben für Gruppen sichtbar oder unsichtbar machen. Überdies können Kontakte auch noch mit Tags versehen werden. Alles in allem erhält man so ein sehr umfangreiches Tool, um um seine Kontakte (intern und extern) zu managen.

Stellt sich noch die Frage, wie kontaktfreudig Apollo ist. Natürlich gibt es hier eine Schnittstelle zu Basecamp. Aber auch die Kontakte lassen sich aus Highrise, Basecamp oder Capsule mit wenigen Klicks importieren. Auch in die andere Richtung funktioniert die Sicherung von Apollo gut. Hier kann ich meine persönlichen Aufgaben, die Kalendereinträge, Projekte und Kontakte im XML Format exportieren.

Da Apollo eine Weblösung ist, bietet es sich natürlich an, auch von unterwegs auf sein Projektmanagement zuzugreifen. Dazu gibt es eine mobile Website (Beta) für das iPhone und Android. Hier kann ich meine Aufgaben, Kalendereinträge, Projekte, Kontakte und Cases und Deals einsehen. Die Funktionen sind zwar noch etwas rudimentär, aber wie Apollo selbst darauf hinweist, befindet sich die Mobile Site noch in der Betaphase.Dennoch ist schon jetzt die Mobile Site eine schöne Ergänzung, um die wichtigsten Informationen immer bei sich zu tragen.

Abschließend noch ein Blick auf die Preisstruktur. Verglichen mit anderen Lösungen dieser Art, wüst Apollo sehr preisgünstig. Schon ab 23 $ pro Monat bekomme ich Zugang für sieben interne Nutzer, 5000 Kontakte und unlimitierten Projektnutzer. Zudem kann ich schon in diesem Tarif alle Funktionen nutzen – und dies für 18 Projekte mit 5 GB Speicherplatz für Daten. Der Plustarif liegt bei 48 $, Premium bei 98 $ und der Maximaltarif bei 148 $ pro Monat. Gut zu wissen ist, dass Projekte innerhalb von Apollo archiviert werden können. Archivierte Projekte zählen nicht in den Tarif hinein. Trotzdem kann ich diese nach Informationen durchsuchen. hier liegt meines Erachtens ein großer Preisvorteil gegenüber der Konkurrenz.

Fazit

Apollo macht einen sehr guten Eindruck. Das Design des ansprechend, die Funktionen selbsterklärend und der Umgang mit Apollo hält den täglichen Agenturstress stand. Besonders gefällt mir der gute Support. Fragen werden rasch beantwortet, Ideen oder Verbesserungsvorschläge dankbar aufgenommen und der Blog beweist, dass an Apollo täglich gearbeitet wird. Genau hier liegt auch der Vorteil einer Weblösung: Updates werden automatisch installiert und halten einem nicht im Alltagsgeschäft auf.

Während der kurzen Testphase, hat das Apolloteam 2 Updates installiert und schöne Neuerungen hinzugefügt. Dies zeigt mir, dass die Jungs von Apollo nicht mit dem 1. Schritt auf dem Mond zufrieden sind, sondern Sie sich zum Ziel gesetzt haben, den Mond zu erkunden oder gar die Reise zum Saturn aufzunehmen. Angesichts der Entwicklungen des letzten Jahres, kann man sein Projektmanagement und Kontaktmanagement gerne der kleinen Rakete Apollo anvertrauen. Wer für sich, seine Agentur oder auch für ein größeres Unternehmen eine gute Projektmanagementlösung sucht, sollte sich einmal näher mit dem Programm Apollo auseinandersetzen. Vor allem für Agenturen, bei denen der Schwerpunkt auf dem Erledigen von Aufgaben liegt und weniger auf komplizierte Planungsschritte, ist Apollo eine spannende Lösung.

So, hier könnt ihr Apollo kostenlos testen:

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Marco

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